El mundo ha sufrido un cambio radical a causa de la pandemia del Covid-19 y es evidente que ha influido radicalmente en la forma en la que trabajamos hasta el día de hoy. Las empresas debían reaccionar rápidamente y adaptar todo a la nueva realidad en la que nos vimos envueltos de manera repentina. Durante estos meses, fue necesario gestionar de modo remoto los equipos de trabajo para mantener una comunicación fluida y eficiente entre ellos.
Estas herramientas ya formaban parte de la rutina de trabajo normal y aprendimos que las videollamadas son grandes aliados de las empresas. Parece que cada vez más negocios están volviendo a la asistencia habitual en las oficinas, aunque muchas continúan amparándose en la prevención y la flexibilidad de la oficina en casa para trabajar a distancia durante su jornada laboral.
Plataformas como Zoom, Google Meet o Teams nos permiten ponernos en contacto con uno o más usuarios a través de audio y video, para compartir documentos o incluso lo que tenemos en nuestra propia pantalla.
A veces el resultado de las reuniones diarias es caótico e improductivo. En este artículo se resumen los consejos más importantes para organizar reuniones virtuales con equipos o clientes y hacerlas más efectivas.
¿Cómo tener reuniones laborales online productivas?
Preparación previa
Todavía es común que, cuando inicias una videollamada, no puedas escuchar al resto de los participantes, ver su foto o ver su pantalla dividida. Si los presentes son miembros de su equipo posiblemente pueda permitirse perder unos minutos resolviendo el problema. Sin embargo, hay ocasiones en las que hay reuniones con los clientes y cada minuto es importante. Se recomienda que verifiquen la velocidad de Internet antes de iniciar la llamada para evitar efectos de retardo.
Para evitar un inconveniente que puede retrasar o arruinar la presentación, lo ideal es que la persona que conduce la reunión facilite el proceso a los participantes en esta herramienta en particular. Depende de la importancia de la reunión o de su propósito y de la frecuencia con la que se utilice. Uno de los requisitos básicos más importantes es probar el correcto funcionamiento del micrófono, los auriculares y la cámara. También se recomienda que ya haya instalado la aplicación, la haya actualizado y haya registrado a la persona. Estos pasos deben revisarse unos minutos antes del inicio de la presentación.
Elija la herramienta ideal para la reunión
Las herramientas para organizar videoconferencias corporativas han crecido significativamente en los últimos meses. Ahora es obvio que puedes compartir documentos, pantalla, pizarras, desenfocar tu fondo o hacer que parezca que estás en un espacio de coworking. Elegir la plataforma que mejor se adapte a nuestra situación, las necesidades y las habilidades de los participantes es fundamental para una reunión fluida.
Cuida el aspecto físico y el entorno
Tienes que tener en cuenta que trabajar desde casa o en el hotel no significa que no estés tan preparado como lo estás en la oficina. Esto significa que su imagen debe coincidir con lo que desea transmitir en un entorno de trabajo. La ropa también es importante durante una videollamada para mostrar profesionalidad mientras se trabaja a distancia. La habitación en la que se alojen las personas debe ser luminosa y silenciosa. Es recomendable ser neutral y no llamar la atención. Durante este tiempo, asegúrese de prestar atención a su postura, comentarios por el micrófono o gestos inapropiados.
Preparar y orientar puntos importantes
Es importante que los participantes conozcan de antemano el propósito de la reunión, los temas a discutir y los objetivos. Hay momentos en los que improvisar es realmente una mala idea. El moderador de la reunión juega un papel crucial aquí, ya que debe asegurarse de que los discursos no se superpongan o que el participante que habla haya activado el micrófono correctamente. Es fundamental marcar en las videollamadas el comienzo y el final de cada punto después de un cierto período de tiempo para garantizar la eficiencia de la conferencia.
Fomentar la participación
Las reuniones de negocios que no se planifican y moderan adecuadamente no salen igual que las reuniones presenciales. Para evitar que los trabajadores pierdan ese sentido de pertenencia y para conseguir que se conviertan en embajadores de la empresa, los managers deben intentar motivar a su equipo de trabajo a distancia. En los casos en los que la reunión es con clientes externos o participantes que no se conocen, es necesario que se tomen unos minutos para presentarse y conocerse. Para crear un ambiente positivo y cercano, se pueden organizar reuniones informales para responder un cuestionario de equipo o tomar un café virtual. En estos casos es importante que todos tengan la cámara encendida.
Para no prolongar las sesiones más allá de lo necesario, donde es difícil mantener el interés y la participación de todos, es importante sacar una serie de conclusiones y transmitirlas al resto del equipo. Si se tratan diferentes temas, se marcarán y analizarán en la próxima videollamada.
Debemos ser conscientes de que la videoconferencia ha llegado a nuestras vidas y todos debemos aprovechar sus beneficios. Las reuniones en línea pueden ahorrarles a las empresas mucho tiempo y dinero, aunque se debe tener especial cuidado con la conexión a Internet en todos los hogares para lograr su efectividad. También permiten que sus empleados se adapten mejor a su vida privada y aumenten la productividad. Sin embargo, puede suceder lo contrario si no se hace de manera eficaz y eficiente. ¿Han implementado realmente estos puntos en sus reuniones de trabajo?